干貨：如何通過數字化實現物流成本線上管理？
以下文章來源：來自星星的tina
作者：來自星星的tina
關于作者：畢業于香港理工大學。深耕供應鏈和解決方案。每周1篇供應鏈專業文和1篇文學、心理學雜文。
本文從平臺電商和賣家的角度，從5個方面，深度講解如何做物流成本的線上化。文章比較長，放一個目錄，方便大家閱讀。
本文的供應鏈和物流成本不包括采購、營銷等成本。仍然圍繞供應鏈的三個字（進、銷、存）講物流成本如何數字化。本篇成本數字化的邏輯結構和框架，不僅適用于平臺電商，也適用于自營電商和電商賣家自己，還有傳統企業。
01
客戶（賣家）畫像
在做成本分析和線上化之前，首先要定義客戶畫像。為什么呢？因為不同類型的客戶對于成本關注的重點不完全一樣。平臺電商客戶主要業務是B2C，有時候也是B2B2C，也有客戶同時會使用到平臺B2B和B2C的服務。客戶畫像可以按客戶狀態和客戶規模細分。
1.客戶狀態新客戶：還未做電商生意但是打算要做的，更關注整體物流成本與單位商品的物流費率，即物流成本占比售價的比例。老客戶：已經電商運營了一段時間的，更關注已發生的物流成本，賬單的準確性和清晰度。B2B客戶：B2B的物流成本主要是國際運輸和關聯成本，單獨分出來是因為這類客戶在運輸前就關心每筆訂單的物流成本，運輸方式（空運、海運、陸運、鐵路、空海聯運）和貿易條款（FOB, CIF, EXW,FCA,CFR等）的不同，都會很大影響成本。
2.客戶規模大品牌：特別是全球定價的品牌，更關注的是物流成本對于整體P&L (profit & loss 損益)的影響，還有物流成本也會直接影響他們的全球定價策略。中小客戶：這一單或者這些商品能否賺錢，短中期是否有利潤，是他們更加關注的。代運營：很多品牌或者公司特別是跨境電商，都會在本地有代運營，代運營要定期向品牌匯報，所以他們更關注行業物流成本。
02
成本管理模型的系統架構
1.成本管理系統分為3大模塊生意前：成本模擬和物流策略。成本模擬主要根據商品屬性、物流要素、成本要素，看各種品類、SKU等物流成本占比。物流策略指的是要選擇何種物流模式或者鏈路，是B2C部分是直郵還是備貨到DC/CDC/RDC; B2B部分是要走哪種運輸方式哪些貿易條款？生意中：成本模擬和賬單管理。生意中依然后成本模擬，比如國際運輸每走一單都要提前看物流成本，或者是有新品上架等。賬單則是已經生意發生后，明確的賬期、清晰和標準化的賬單是很重要的。生意后：生成商業成本分析和報告。例如，關于成本變動和趨勢、總成本、單位成本、P & L的可視化報告，同時提出問題、分析成本是否健康，如果成本過高則如何降本，例如通過供應鏈計劃運營降低爆款缺貨率，就可以由空運改海運了？而對于平臺來說，也可以推薦一些有競爭力的服務給客戶。
2.成本管理系統的輸入要現有成本相關參數的輸入，才會有成本分析的輸出。這些輸入大多數是系統沉淀的基礎信息（客戶信息，商品信息，物流信息）可以在各個系統間調用，也有一些信息是需要客戶輸入或者選擇的，比如是想要空運還是海運，新商品SKU維度的體積重量等信息、商品定價等。客戶屬性。客戶規模（大中小），新老客戶，品牌客戶，多店鋪貨主，B2B, B2C等。商品屬性。行業，品類，規模，SKU，預定價；標品還是特殊品；商品ABC分層，暢銷還是滯銷等。物流要素。物流模式（直郵, CDC,, RDC）,貨品通關信息，體積，重量；運輸方式，進，銷，存；貿易方式，始發地，目的地等。成本要素。稅（其實不屬于供應鏈和物流成本，但是平臺電商的稅都是代收代繳，也會在供應鏈和物流部門一起看），倉儲費，配送費，操作費，運輸費，逆向，調撥等。
03
生意前：如何做成本模擬
成本模擬不是一件簡單的事情，如果做出來不太準的話，那就不如不做。同時，成本模擬線上化的前提，一定是線下已經有一套精準的計算模板，這個模板應用成熟后再搬到線上。
線上成本模擬做得較好的是Flexport, 在幾年前就對國際運輸推出了使用服務前的成本預估。
來源：Flexport官網
那么就以跨境出口電商為例（因為這是最復雜的。如果跨境出口成本模擬會做了，其它也就簡單了），如何做成本模擬呢？
列出所有影響成本的參數：也就是前面說的“成本管理系統的輸入”中的參數：商品屬性，物流要素，成本要素中的每一個參數。
確認參數性質：輸入或選擇參數，需要手動輸入或者可以下拉選擇的：類目，運輸方式，貿易方式，始發地，目的地，商品體積，商品重量，后臺不含稅定價。計算參數，通過“輸入參數”作為鏈接載體，維護好源數據后，則可公式計算或者系統自動計算：申報價格，商品size分類，各種稅率。成本模擬結果參數，不同物流鏈路下的總物流成本和物流費率。做好成本模擬頁面展示頁面。
收集“計算參數”中對應的信息或者價格/成本，作為源數據定期維護。同時與成本模擬展示頁面打通，用于計算。主要有哪些源數據需要維護呢：國際運輸相關的：運費/港雜費/清關費/提貨費等，始發地、目的地不同、運輸方式不同、貿易方式不同，費用都會不同。末端配送費：不同重量/體積，不同線路對應的快遞費用。類目對應的各種稅率（直郵進口稅率，海外倉的進口稅率、所得稅、增值稅、預提稅）倉儲費，市場一般都按XX/立方米/天的方式收取。操作費，市場一般按照商品size即 超大/大/中/小件收取。逆向物流相關，逆向物流相關費用，分品類的平均退貨比例。當有商品要進行成本模擬時，手動輸入或者“輸入參數”中的信息，便會自動計算。具體模擬過程和模板可以再參考下圖（正向成本，不含逆向，例如退貨等引起的物流成本）。數字化要做的則是把這些數據和信息在系統呈現。
04
生意中：如何做賬單管理
進入常規的生意流水后，定期和清晰的賬單是很重要的。因為賬單不清晰而丟掉客戶的情況也時常發生。特別是客戶多了，同一個客戶也進行多項業務合作，同時有B2B和B2C業務的時候，那么就很容易出現賬單不清晰，賬期混亂的情況。好的賬單需要從3個方面入手，分別是收費項目、對賬流程、賬期。數字化要做的就是在系統上有一個清晰的呈現。
1.收費項目名稱要做到上下游統一
收費項目名稱清楚簡潔，同時供應商端和客戶端要統一名稱，這樣對賬容易。當有多個業務同時進行時，很多收費是很復雜的，經常出現同一個收費項目經常在賬單上出現的名字都不一樣，供應商的賬單和給客戶賬單也五花八門，根本無法對賬。可以把收費項目分三級：一級費用項：服務大項。比如說國際運輸算一個一級項目。二級費用項：可以分為三類，標準費用（只要使用了服務就一定會有）；增值費用（固定費用外，客戶主動要求的增值服務產生的費用）；實報實銷費用（不在報價范圍內，第三方收取的費用，不一定會發生，但是發生了一定有憑證）三級費用項：比二級更加明細。比如標準費用中的海運費、空運費、清關費；增值費用中的打托費、拆托費、貼標費、貼箱嘜費；實報實銷費用中的查驗費、碼頭稱重費等。
以國際運輸舉例：
這些分類清楚后，線上化也就比較簡單了，把這些都收費項目進行配置，供應商上傳賬單和賣家確認/發起異議時，只要相應勾選就好了。
2.對賬流程和對賬周期要固定
平臺電商對客戶的扣費模式有3種：
第1種，訂單產生時扣費。包括訂單操作費、末端配送費。這些訂單每天都會發生，并且每天可能多的時候幾萬單。但這部分比較好處理，
第2種，按時間段扣費。比如倉儲費是按每月結算的。
第3種，訂單產生后一段時間才扣費。包括運輸相關的費用，這個對賬的時間可能會拉比較長，因為B2B的訂單比較零散可能一個月幾單多的可能也有幾十幾百單，同時很多實報實銷的費用收費憑證需要幾十天才能出來。第1種和第2種主要是B2C訂單，第3種主要是B2B訂單。如果每一種扣費模式都用不同的對賬周期和流程，那么對賬過程會變得很復雜，所以3種扣費下的對賬流程和時間要盡量靠攏。相應的對賬建議：第1種先扣款，每筆業務實時扣款。每期對賬如果與實際扣款有誤，則下一期調賬。
M0（當月）5號前出M-1（上月）的賬單。
6~10號，對于賬單與實際扣款有問題的，客戶發起異議。
11~15 號，平臺復核確認并回復客戶，有問題的修改賬單，無問題的則通過系統回復客戶。
16~20號，客戶仍然有異議的部分可以發起在線工單，平臺仍然保持調賬口子但是不再無限對賬。
20號關閉對賬，并給客戶開形式發票。
21~25，對于客戶仍有異議的賬單，客服判責并形成結論，對于確實有錯誤的，30號財務調整金額，并將調整的金額放入M1賬單，多扣費的返還客戶，少扣費的則補扣。并進入下一個對賬周期。
第2種，可以先扣款再對賬，有異議則下月調賬，也可以先對賬后扣款。如果是比較有規律的建議先扣款再對賬。時間節奏同第1種保持一致。第3種，也可以固定時間，按月來結算的，但是就沒法像1和2那樣快了，5號就能開始。因為有些實報實銷的費用和憑證沒有那么快出來，有的需要等挺久。這就要和上游合作伙伴確認好可以把一單完整的費用傳完的時間，比如說國際運費相關一些費用的可能一般要15-45天。那么M0的15號之前供應商上傳所有對賬明細和憑證。流程同第1種和第2種，區別在于：先收款再對賬 vs. 先對賬再收款，還有4個時間點：
傳賬單時間：M0的1~5號 vs. M0的1~15號；
對賬時間：M0的6~10號 vs. M0的16~20號；
收到客戶付款時間：M0的5號 vs. M1的10號；
向供應商付款時間：M0的30號 vs. M2的10號；
3.收款和付款賬期要有時間差，不能墊錢賬期有客戶的賬期和供應商的賬期，是指：從業務發生到收到客戶付款的時間；從業務發生到給供應商付款的時間。收到客戶付款的時間肯定要早于給供應商付款的時間，不然就會收支不平衡，現金流就減少了。賬期在以上第2部分的對賬周期和流程圖中已經體現了。第1和第2類型的業務下，實時或者M0的5號收到客戶M-1的付款，收款周期是0~35天 vs.對賬完成后M0的30號給供應商M-1的款項，付款周期30~60天。收款周期對比付款周期短了25~30天。第3類業務下，M1的10號收到客戶M-1的付款，收款周期是40天 vs. 對賬完成后M2的10號給供應商M-1的款項，付款周期70天。收款周期對比付款周期短了30天。
4.系統如何呈現對賬理清楚收費項目名稱，把相應的信息搬到線上。對于對賬流程和賬期，系統上卡住時間點，到點給客戶和供應商發notice，特別是要提前發扣款通知讓客戶在賬戶里提前準備好資金，異常流程也在系統流轉。在系統對賬的呈現上，需要有：費用一覽和按訂單的費用詳情，可以點擊每個訂單進入詳情頁查看。篩選項：一級和二級費用篩選項、業務創建時間、費用事件創建時間。匯總和詳情：全部賬單、已確認賬單、未確認賬單、異議中賬單、異議完結待確認賬單。
備注：系統賬單呈現，作者用excel表格模擬生成
05
生意后：如何做成本分析和應用
成本分析，對實際產生的成本進行匯總和明細的分析，看趨勢和變化等，可以應用各種圖形和圖標進行呈現。成本應用，根據成本分析的結果提出問題，優化成本結構，降低物流成本，或者進行商品定價。分別說幾個重要的輸出吧。
1.成本分析物流費率。
物流成本占比售價的百分比。這個合理的百分比是多少，并沒有一個絕對的值。比如同樣體積重量的商品，高端的美妝占比就很少，而售價較低的食品可能物流費用就比較高了。主要看加進了物流費用了，是否仍然有利潤或者是劃算的。成本分布。哪些成本占了大頭？比如小件的倉儲費便宜但是操作費占比可能較高；而大件則倉儲費高。成本趨勢。整體成本變化，物流費率的變化，進而分析變化的原因。比如國家運費成本趨勢上升是由于本身市場價格上漲了，還是因為運輸方式變了？行業成本。分行業的平均物流成本，進、銷、存的不同成本在行業間的區別，有哪些賣家是低于或者高于行業平均成本的，原因是什么？
2.成本應用貿易條款。
FOB, EXW, CIF, FCA等等都會影響成本。如果需要提前較長一段時間訂艙，在不確定性較多，特別是物流費用看漲的情況下，那么FOB條款對賣家有利而對買家不利。選品策略。例如，售價便宜的中大件受物流費用影響較大，從而影響到備貨模式，對于中小賣家是需要特別注意的。定價策略。對于中小賣家來說，物流成本會直接影響定價。如果物流成本上升，售價也要提升，從而可能會導致商品缺少競爭力。Global pricing strategy. 這個使用于國際大品牌，因為有些品牌是全球定價的，物流成本會影響到天貓的定價策略。未使用服務推薦。這是同時面向行業和客戶的。對于平臺來說，根據成本分析，可以推薦給客戶一些更有競爭力的服務；而對于客戶來說，通過使用這些服務是否可以降低物流成本。補貨策略。如果經常使用空運物流成本上升，那么就要平衡海運與空運時間差內庫存的成本，是否可以多備一些庫存來減少運輸成本。
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作者/來自星星的tina